Vol.76【ものごとを上手に進める「言葉」の使い方】

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　　川相いい仕事マガジン　vol.76
　　　発　行：川相商事株式会社
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　「愛はあるが甘えのない人事が、ヒトと組織を育てる」
　労務管理事務所フォージョウハーフの日比野大輔がおくる
　社労士、日比野の現場紹介—☆★☆
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　　　　社会は「言葉」で動いている
　　　　ものごとを上手に進める「言葉」の使い方
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いつも日比野大輔のメルマガをご愛読いただき、
どうもありがとうございます。

労務管理事務所フォージョウハーフで
コンサルティングをさせていただいている井上と申します。

季節が移り、すっかり秋の空気に入れ替わりました。
4月に入社された新人さんも、会社の空気に
なじんだころではないでしょうか。

仕事のやり方も見えてきたこのごろ。
さらにスキルアップを目指しましょう。
今日は「言葉の使い方」のお話しです。

中堅・ベテランのみなさまには
読書の秋のとっかかり、としてお楽しみください。

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┃便利な社会のスキマをつなぐもの
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10月から「マイナンバー」の通知が始まりました。
弊所でも多くのお問合せをいただいております。

導入によって、今後さまざまな手続きが簡素化され、
スムーズになると言われています。

ではこれからは、番号を入力してボタンを押せば、
いろいろなことが完了するのでしょうか。

手続きが簡素化するほど、割り切れないトラブルは
人間同士でおさめる必要があります。
その橋渡しをするのが「言葉」。

話し方、書き方のいかんによって、丸くも治まり、
もめごとが拡大もするのです。

ビジネス上の「言葉」は

１．結論から
２．簡素に

が基本です。

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┃「結論」からは「難しい」
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私たちの仕事は、質問を受けることがとても多いのですが、
答えるときには必ず「結論」から始めろ、と言われています。
実際これをやってみると、意外に難しいのです。

誰かの質問に答えるとき、一言で片付く答えはあまりありません。
「扶養に入れますか？」

入れるけど○○ならダメです。××なら今は入れるが△△になれば、
抜けてもらいます。

頭の中を色々な可能性が回り始めて、文章になるときは
「入れるけど○○ならダメです。××なら今は入れるが…」

訳が分かりません。結局は入れるの？
と、また同じ質問を繰り返すことになります。

これを何度かやってしまうと、相手に不信感を与え、
印象はよくありません。

でもついやってしまう。
それは、自分の答えに自信がなく、失敗を恐れているからです。

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃ストレス社会だからこそ必要なこと
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失敗して怒られるのがこわい

みんなの意識の底に、このようなおそれが深く
しみついているのを感じます。

ささいなことで、人を怒らせやすい空気があるように
思います。

多くの人がスマホを持ち、マイナンバーで手続きができて、
たくさんの家電に助けられて生活しながら、小さなことでイライラしたり、
不安をかきたてられたりしているのです。

その中をうまく歩いていくためにも、言葉を選ぶのは
大切なことなのです。

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┃よりよい言葉を紡ぎだすために
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何かの返事をするときは、与えられた条件で、まず
「できる」「できない」を知らせる。
条件がある時はそのあと伝えればいいのです。

相手の質問自体が混乱していて、条件がわからないのであれば
まず、相手の質問をほぐしてあげることです。

「お尋ねの件は、下記のとおりでいいでしょうか。

１．　○○の場合、入れるのか。　⇒　入れます。
２．　××なら今は入れるが△△になれば？
　　　 ⇒　××なら入れます。△△になればダメです。」

専門職の方が相手でないときは、なるべく平易な言葉を
使う方がいいかもしれません。

私は一般向けの文章を作る時は、なるべく漢字を少なくして
文面が黒っぽくならないよう気をつけます。

同じ言葉が何度も出るときや、語尾が同じ文章が続くときは
他の言葉に置き換えます。

メールでの文面は、普通より句読点を多めに配し、
1行を短めに改行しましょう。
数行ごとに行間をあけるのも読みやすいです。

読みやすい文章を作りたいなら、一度声をだして
読んでみることをお勧めします。
リズムよく読める文章は、理解されやすいのです。

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃言葉のブラッシュアップは「心磨き」
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言葉は生き物です。
というより、生身の人間から発せられるものですから、
向上したり、変化したり、劣化したりもします。

仕事に問題はないから大丈夫、と安心してしまわず、
日々「言葉」ひいては「心」を磨いていくことが
大切ではないでしょうか。

せっかくの良い季節です。
読書に、映画に、飲み会にと
読んで聞いて話すことを楽しんで
お過ごしください。

　　労務管理事務所　フォージョウハーフ
　　労務コンサルタント　井上
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